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Beratungsgespräch in der Sprechstunde

Datenschutzerklärung - "DataBox"

Wenn Sie an der Studie „DataBox – Patientenzentriertes Gesundheitsmanagement“ des Clinical Study Center (CSC) am Berliner Institut für Gesundheitsforschung (BIH) an der Charité – Universitätsmedizin Berlin teilnehmen und die digitale patientenzentrierte Gesundheitsdatenplattform „DataBox" nutzen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren. 

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1. Was ist "DataBox"?

„DataBox“ beschreibt eine digitale Gesundheitsdatenplattform, in der Sie Ihre Gesundheitsdaten und -dokumente speichern können. Die „DataBox“-App ermöglicht Ihnen den sicheren Zugriff auf diese digitale patientenzentrierte Gesundheitsdatenplattform. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Gesundheitsdaten und  dokumente in elektronischer Form an einem Ort kontinuierlich zu sammeln, jederzeit einzusehen und zu verwalten. Über die „DataBox“-App können Sie Ihre Gesundheitsdaten und -dokumente für verschiedene medizinische Einrichtungen, Ärzte und Ärztinnen sowie Therapeuten und Therapeutinnen in elektronischer Form zugänglich machen. Sie können die „DataBox“-App auf Ihrem Mobiltelefon oder Tablet installieren. Da die „DataBox“-App neu entwickelt wurde, möchten wir an Ihren Erfahrungen im Umgang mit der „DataBox“-App teilhaben. Dafür führen wir die gleichnamige „DataBox“-Studie durch.

Die „DataBox“-App wird von Ihnen selbst geführt. Das bedeutet, Sie allein entscheiden, welche Daten gespeichert werden, welche Organisationseinheit darauf Zugriff erhält und ob bzw. welche Daten exportiert oder gelöscht werden. 

Sie können die „DataBox“-App mindestens bis einschließlich September 2025 nutzen. 
 

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten ist die Charité – Universitätsmedizin Berlin.

Charité – Universitätsmedizin Berlin
Berlin Institute of Health (BIH)
Clinical Study Center (CSC)

Prof. Dr. med. Christof von Kalle 

Charitéplatz 1
10117 Berlin 

+49 30 450 643733
"DataBox"-Support
 

3. Datenschutzbeauftragte

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Charité erreichen Sie unter:

Datenschutz der Charité – Universitätsmedizin Berlin

Charitéplatz 1
10117 Berlin

+49 30 450 580 016
Datenschutz Charité
 

4. Zwecke

Im Zusammenhang mit „DataBox“ verarbeiten wir Ihre Daten zu folgenden Zwecken.

4.1.    Registrierung und Login

Nachdem Sie Ihre Teilnahme an der „DataBox“-Studie gegenüber Ihrem beratenden Arzt oder Ihrer beratenden Ärztin durch Ihre Unterschrift auf der Einwilligungserklärung bestätigt haben, wird Ihr Nutzerkonto erstellt. Sodann erhalten Sie (i) eine E-Mail mit einem Link und einem digitalen Dokument mit Zugangsdaten sowie einem QR-Code, oder (ii) ein ausgedrucktes Dokument mit Zugangsdaten sowie einem QR-Code. Für die Anmeldung in der App, müssen Sie diese auf Ihrem Endgerät installiert haben. Mittels der im Link, (digitalen) Dokument oder QR-Code hinterlegten Informationen wird die „DataBox“-App für Ihren Zugriff auf die digitale Gesundheitsdatenplattform konfiguriert. Anschließend können Sie sich in der „DataBox“-App anmelden.

Im Rahmen der Nutzerkonto-Erstellung verarbeiten wir zunächst Ihren Namen, Vornamen, Ihre E-Mail-Adresse sowie eine fortlaufend vergebene Nutzer-ID und das zufällig generierte Pseudonym. Für die Anmeldung in der „DataBox“-App verarbeiten wir Ihre Zugangsdaten (das von Ihnen vergebene Passwort).

4.2.    Nutzung von „DataBox“

Von der Verarbeitung im Rahmen Ihrer Nutzung von „DataBox“ können all jene Daten betroffen sein, die Sie in „DataBox“ einstellen (lassen). Hierzu können auch besondere Kategorien von Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO zählen, nämlich Gesundheitsdaten und ggf. genetische Daten. Die Daten, die Sie in die „DataBox“ einstellen (lassen), erhalten wir entweder direkt von Ihnen oder von den Kliniken oder den Ärzten und Ärztinnen, von denen Sie Daten in „DataBox“ hochladen lassen.

Innerhalb von „DataBox“ stehen Ihnen viele Nutzungsoptionen zur Verfügung: 

4.2.1. Einstellen von Dokumenten und Daten

Sie können Gesundheitsdokumente selbst speichern oder Sie können Ärzten und Ärztinnen sowie klinischen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die an „DataBox“ teilnehmen, erlauben, für Sie Gesundheitsdokumente zu speichern und Gesundheitsdaten in „DataBox“ einzustellen. Wenn Sie Patient oder Patientin in der Charité sind, werden nach Ihrer Einwilligung in die Studienteilnahme mit Erstellung Ihres Nutzerkontos relevante Daten, ggf. einschließlich Ihrer Patienten-ID, aus dem Krankenhausinformationssystem (KIS) der Charité direkt in „DataBox“ übertragen und stehen bereits bei Erstanmeldung für Sie zur Verfügung. Werden Sie durch einen anderen Standort in die „DataBox“-Studie eingeschlossen, erfolgt keine automaische Übertragung der Daten aus dem jeweiligen KIS in „DataBox“.

Ärzte und Ärztinnen oder klinische Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die Ihre Daten für Sie in „DataBox“ hochladen, können auch Ihre identifizierenden Daten sehen. 

Die zuständigen klinischen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden von uns gesondert geschult, damit der Datenschutz für Sie gewährleistet bleibt. Sie sind zudem durch ihren Arbeitsvertrag zur Verschwiegenheit, auch über ihr Arbeitsverhältnis hinaus, verpflichtet.

4.2.2.    Angaben zur Lebensqualität

Über die „DataBox“-App können Sie außerdem Angaben zu Ihrer aktuellen individuellen Lebensqualität machen. Die Lebensqualität ist ein Zusammenspiel der körperlichen, psychischen und sozialen Aspekte in Ihrem Leben. Dies geschieht durch die Eingabe PROMs der von Ihnen an sich selbst gemessenen Daten, sogenannten Patient Reported Outcome Measures, kurz PROM. PROMs sind zusätzliche Informationen zu Ihrem aktuellen Gesundheitszustand, die nur Sie als Patient oder Patientin geben können. Im Rahmen der „DataBox“-Studie werden Fragebögen zu Ihrer Lebensqualität in der „DataBox“-App hinterlegt. Nach dem Ausfüllen dieser Fragebögen können Sie die PROMs Ihren behandelnden Ärzten und Ärztinnen sowie Therapeuten und Therapeutinnen zur Verfügung stellen, und somit Ihre Behandlung gemeinsam mit Ihren Ärzten und Ärztinnen oder Therapeuten und Therapeutinnen individuell anpassen.

4.2.3.    Einsehen von Dokumenten

Sie können Ihre in „DataBox“ hochgeladenen und angegebenen Daten übersichtlich und vollständig für sich einsehen sowie ständig verfügbar haben.

4.2.4.    Freigabe von Dokumenten

Sie können Ihre in „DataBox“ eingestellten Gesundheitsdaten und -dokumente für andere Personen freigeben: Personen wie Ärzte und Ärztinnen oder klinische Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die an „DataBox“ teilnehmen, haben innerhalb von „DataBox“ ein eigenes Nutzerkonto. Darüber können sie auf Ihre Gesundheitsdaten und -dokumente zugreifen, sofern Sie eine Freigabe für die entsprechende Organisationseinheit erteilt haben. Diese Freigabe gilt dann für alle Nutzerkonten innerhalb der freigegebenen Organisationseinheit. Eine Organisationseinheit ist zum Beispiel die Klinik des Studienzentrums, die für Sie zuständig ist. Das bedeutet, dass alle an „DataBox“ teilnehmenden Personen, wie zum Beispiel Ärzte und Ärztinnen sowie klinische Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die innerhalb dieser Klinik des Studienzentrums tätig sind, Ihre freigegebenen Gesundheitsdaten und –dokumente entsprechend ihrer Rollenberechtigung ggf. einsehen, bearbeiten sowie exportieren und auf eigenen Systemen speichern können. Sie können stets einsehen, für welche Organisationseinheit Sie Ihre Gesundheitsdokumente freigegeben haben.

4.2.5.    Export von Dokumenten

Sie können einzelne Unterlagen oder Daten aus „DataBox“ exportieren und z. B. per E-Mail an bestimmte medizinische Zentren oder Klinikabteilungen senden, etwa um eine Zweitmeinung einzuholen oder deren Beratungsleistung für Sie zu erleichtern.

4.2.6.    Mitteilungen

Professionelle „DataBox“-Nutzer und Nutzerinnen, wie z.B. das „DataBox“-Studienteam oder Ärzte und Ärztinnen sowie klinische Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, können Ihnen ggf. aus dem „DataBox“-System heraus Nachrichten in der „DataBox“-App senden. Über die Messenger-Funktion können Sie dann darauf antworten. 

4.2.7.    Kalender

In der „DataBox“-App steht Ihnen außerdem ein Kalender zur Verfügung, in dem Sie Ihre über das CentraXX eingestellten Termine einsehen können (Studientermine).

4.2.8.    Teilnahme an weiteren Studien

Sie haben auch die Möglichkeit, mit Ihren in „DataBox“ hinterlegten Daten und Unterlagen an weiteren Forschungsvorhaben teilzunehmen. Informationen zu möglichen Studienteilnahmen erhalten Sie gegebenenfalls von Ihrem Arzt oder Ihrer Ärztin. Das „DataBox“-Studienteam hat dabei weder einen Einfluss darauf, ob Ihr Arzt oder Ihre Ärztin Ihnen weitere Studienteilnahmen ermöglicht, noch welche Forschungsvorhaben Ihr Arzt oder Ihre Ärztin für Sie vorschlägt. Unabhängig davon können Sie jeweils entscheiden, ob und in welchem Umfang Sie mit Ihren Gesundheitsdaten und -dokumenten an welcher Studie teilnehmen. Da diese Studien unabhängig von der „DataBox“-Studie durchgeführt werden, liegt die Verantwortung für die übermittelten Gesundheitsdaten und -dokumente bei den jeweiligen Datenempfängern und -empfängerinnen. Aus diesem Grund müssen Sie in jede dieser möglichen Studien gesondert einwilligen und Ihre Teilnahme an diesen Studien selbständig verwalten.

In der „DataBox“-App haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einwilligungen zu diesen Studien zu speichern. Für solche Studien können Sie Ihre Daten über die „DataBox“-App in pseudonymisierter Form freigeben, wenn die entsprechenden Empfänger und Empfängerinnen ebenfalls an „DataBox“ angeschlossen sind. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten aus „DataBox“ zu exportieren und auf einem anderen Kommunikationsweg, z. B. per E-Mail, an die Verantwortlichen der Studie weiterzuleiten. 

4.3.    Betrieb der „DataBox“

Schließlich entstehen durch Ihre Nutzung von „DataBox“ auch Nutzungsdaten, zum Beispiel Log-Daten und Daten über von Ihnen durchgeführte Aktionen, die zum Zwecke des Betriebs verarbeitet werden.

4.4.    Support

Sollten technische oder anderweitige Probleme im Umgang mit der „DataBox“-App auftreten, haben Sie die Möglichkeit sich an unseren Support (DataBox-Support) zu wenden. Machen Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit der Supportanfrage verarbeitet.

Im Falle einer technischen Fehlerbehebung können neben den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen des CSC auch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der von der Charité mit Wartung und Support der „DataBox“ beauftragten KAIROS GmbH möglicherweise Ihre Daten einsehen.

4.5.    „DataBox“-Studie

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch zum Zwecke der Durchführung der Studie „DataBox – Patientenzentriertes Gesundheitsmanagement“. 

4.5.1.    Befragungen

Wir werden Sie im Rahmen der Studie ggf. über die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse kontaktieren, um Sie zur Nutzung von „DataBox“ zu befragen. Die Befragungen können im Laufe der Studie sowohl per Fragebogen, den Sie elektronisch einreichen können, als auch im Rahmen von Interviews erfolgen. Welche Art von Befragung mit Ihnen durchgeführt wird, wird Ihnen das „DataBox“-Studienteam rechtzeitig mitteilen.

4.5.2.    Auswertungen

Wir verarbeiten Ihre Daten auch, um die Nutzung von „DataBox“ auszuwerten und die „DataBox“-App zu optimieren. Hierzu gehört die Verarbeitung Daten über Ihre Nutzung der „DataBox“ (vgl. Ziffer 4.2), einschließlich Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb (vgl. Ziffer 4.3) und mit etwaigen Supportanfragen (vgl. Ziffer 4.4). Wir verarbeiten auch die Daten, die wir aus den Befragungen zu Ihrer Erfahrung und Zufriedenheit mit „DataBox“ erhalten (vgl. 4.5.1).

4.5.3.    Qualitätssicherung

Aus Gründen der Qualitätssicherung und um die ordnungsgemäße Durchführung und Integrität der Studie zu gewährleisten, haben auch autorisierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des CSC die Berechtigung, die in „DataBox“ gespeicherten Daten einzusehen. Der Zugriff auf Ihre Daten ist über ein mehrstufiges Berechtigungskonzept geschützt. Für die Berechtigungen werden Ihre Daten in drei Kategorien eingeteilt: (i) identifizierende Daten (z. B. Name, Vorname, Kontaktdaten, Geburtsdatum), (ii) Pseudonym und (iii) medizinische Daten. Das Berechtigungskonzept sieht vor, dass kein Mitarbeiter oder keine Mitarbeiterin des CSC die Berechtigung hat, alle Ihre Daten (identifizierende Daten, Pseudonym und medizinische Daten) einzusehen. Es sind je nach Rolle jeweils nur höchstens zwei der drei Kategorien für den jeweiligen Mitarbeiter oder die jeweilige Mitarbeiterin sichtbar.
 

5. Rechtsgrundlage

Jegliche Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO. 

Die Teilnahme an der „DataBox“-Studie und die Nutzung von „DataBox“ ist absolut freiwillig. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und die Teilnahme an der „DataBox“-Studie ohne Angabe von Gründen beenden, ohne dass Ihnen dadurch Nachteile, z. B. für weitere Behandlungen, entstehen. 
 

6. Speicherort und Empfänger

„DataBox“ ist ein digitaler Datenspeicher. Alle Daten liegen auf Speichersystemen der Charité und werden Ihnen von dort aus zur Verfügung gestellt. Soweit in dieser Datenschutzerklärung nichts anderes angegeben ist, werden Ihre Daten in diesem Zusammenhang im Rahmen einer Auftragsverarbeitung zweckgebunden und nur im erforderlichen Umfang ausschließlich an unseren IT-Dienstleister weitergegeben.

Soweit Sie Ihre Daten aus „DataBox“ heraus an Dritte freigeben oder exportieren, sind diese Empfänger für die anschließende Datenverarbeitung verantwortlich.
 

7. Keine Übermittlung in ein sog. Drittland

Eine Übermittlung Ihrer Daten in ein sog. Drittland, also ein Land außerhalb der EU, durch uns erfolgt nicht.

8. Keine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die Bereitstellung Ihrer Daten ist jedoch eine Teilnahme an der Studie und eine Nutzung von „DataBox“ nicht oder nicht in vollem Umfang möglich.

9. Speicherdauer und Löschung

Ihre Daten in „DataBox“ werden so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung in die Teilnahme an der „DataBox“-Studie widerrufen, Sie einzelne Gesundheitsdaten und -dokumente oder Ihr gesamtes Nutzerkonto in „DataBox“ löschen lassen oder wir den Betrieb von „DataBox“ einstellen. Die Nutzung von „DataBox“ soll Ihnen im Rahmen der „DataBox“-Studie mindestens bis einschließlich September 2025 ermöglicht werden. Sofern und solange Sie „DataBox“ nach Ablauf der Studienlaufzeit weiter nutzen, werden Ihre Daten in „DataBox“ weiterverarbeitet.

Daten zu Ihrer Erfahrung, Zufriedenheit und Ihrer Nutzung von „DataBox“ sowie Daten zur Auswirkung der „DataBox“-App auf die Patientensouveränität speichern wir so lange, wie wir sie für die Durchführung der Studie benötigen und darüber hinaus nur für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden Ihre Daten anonymisiert oder gelöscht. 

Um den unbeabsichtigten Verlust von Daten zu verhindern, können Sie Ihr Nutzerkonto sowie Ihre Gesundheitsdaten und -dokumente nicht selbst löschen. Sie können dies aber bei der „DataBox“-Studienleitung beantragen.

Im Falle eines Widerrufs oder Löschwunsches löschen wir Ihre identifizierenden und pseudonymisierten Daten, die sich in „DataBox“ befinden. Daten, die zum Zeitpunkt Ihres Widerrufes bereits anonymisiert worden sind, können nicht mehr auf Sie zurückgeführt und daher auch nicht mehr gelöscht werden. Von der Löschung ebenfalls nicht umfasst sind diejenigen Aktionsdaten, die in den Auditdatenbanken gespeichert werden, um jede Aktion in der „DataBox“ zu dokumentieren und nachvollziehbar zu machen. Daten, die Sie anderen Personen, zum Beispiel Ärzten und Ärztinnen, oder für andere Studien außerhalb von „DataBox“, z. B. per E-Mail, zur Verfügung gestellt haben, sind ebenfalls von der Löschung ausgenommen. Dies gilt auch für Daten, die von an „DataBox“ angeschlossenen Personen, denen Sie Ihre Daten freigegeben haben, aus „DataBox“ heruntergeladen und auf eigenen Systemen gespeichert wurden. Wenn Sie Daten, die Sie anderen Personen oder für andere Studien zur Verfügung gestellt haben, löschen möchten, müssen Sie die jeweiligen Datenempfänger und –empfängerinnen kontaktieren und die Löschung dieser Daten anweisen. 
 

10. Datensicherheit

Alle in der „DataBox“-App enthaltenen Daten werden verschlüsselt übertragen und auch verschlüsselt auf Ihrem Endgerät gespeichert. Durch das von Ihnen vergebene Passwort werden Ihre Daten zusätzlich geschützt. Nach der erstmaligen Passwortvergabe können Sie auch biometrische Merkmale zum Entsperren der „DataBox“-App einrichten. 

„DataBox“ befindet sich noch in der Beta-Version, also in einem Entwicklungszustand. Es ist daher leider nicht gänzlich auszuschließen, dass Daten durch Programmierfehler für Unbefugte offengelegt werden oder verloren gehen. Alle Projektbeteiligten ergreifen verschiedene Maßnahmen, um die Daten optimal zu sichern. Auch das „DataBox“-Studienteam hat diverse Sicherungsmaßnahmen vorgenommen, um dieses Risiko so gering wie möglich zu halten und entsprechend schnell auf sicherheitsrelevante Ereignisse und Schwachstellen zu reagieren. 

Das „DataBox“-Studienteam unterstützt Sie gerne beim Transfer Ihrer Gesundheitsdaten und  dokumente, übernimmt dabei aber keine Verantwortung für die übermittelten Daten. Die Verantwortung für diese übermittelten Daten liegt bei den jeweiligen Datenempfängern und -empfängerinnen.
 

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht 

  • Auskunft darüber zu erhalten, ob und wenn ja, welche Daten über Sie von uns verarbeitet werden;
  • Ihre Daten berichtigen oder löschen zu lassen sowie deren Verarbeitung einzuschränken;
  • Ihre Daten übertragen zu lassen;
  • sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für die „DataBox“-Studie zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin

+49 (0)30 13889-0
Datenschutz Berlin

  • Ihre Einwilligung zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich auch an die „DataBox“-Studienleitung des CSC unter "DataBox"-Support wenden. 
 

12. Aktualisierung der Datenschutzhinweise

Die ständige Entwicklung der Technik kann von Zeit zu Zeit Anpassungen unserer Verarbeitungsvorgänge erfordern. Wir behalten uns daher das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Webseite verfügbar. Bitte suchen Sie die Webseite regelmäßig auf und informieren Sie sich über die aktuellen Datenschutzhinweise.

 

Letzte Aktualisierung: 11. März 2022